Le piattaforme di asset management per la trasformazione digitale dei musei

Se si analizza lo scambio di immagini di opere tra musei finalizzato a un prestito per una mostra o alla creazione di un catalogo si può notare come solitamente queste vengano trasferite in pdf via mail o tramite weTansfer. Così facendo, però, inevitabilmente le immagini perdono qualità risultando spesso inutilizzabili e il tempo di trasferimento si allunga dovendo magari inviare singoli file alla volta. Questo è solo uno dei tanti esempi di attività che, seppur apparentate semplici e banali, vengono gestite in maniera poco efficiente ed efficace dalle istituzioni museali rappresentando una vera e propria criticità per quest’ultime.

Con la crescente diffusione del digitale, infatti, i musei si trovano ad impiegare le tecnologie non solo a livello di contenuto, ma soprattutto nella gestione delle proprie attività riuscendo così a rendere maggiormente accessibili le collezioni, a incrementare le collaborazioni nazionali e internazionali a ridurre il tempo e lo spazio necessari per l’archiviazione e lo scambio di informazioni. Il processo di digitalizzazione dei musei ha avuto inizio negli anni ‘90, ma solo nell’ultimo periodo si è registrata una concreta accelerazione anche grazie allo sviluppo di numerose piattaforme di asset management le quali aiutano i musei nella raccolta e nella gestione digitale di tutti i dati (documenti, immagini, video, file audio ecc.) necessari per una gestione efficace ed efficiente delle collezioni. Questi strumenti rendono integrabili ed interoperabili i dati così da poterli aggregare ed utilizzare in moltissimi modi sia internamente che esternamente all’istituzione.

Una delle principali esigenze dei musei, infatti, è la creazione di cataloghi digitali facilmente fruibili sia degli operatori del settore che dal pubblico. A questo scopo si sono sviluppate a  livello internazionale piattaforme come MuseumPlus di Zetcom e Collective Access, le quali consentono ai musei e alle fondazioni di unire i dati per creare cataloghi e archivi. In particolare, Collective Access è un progetto nato negli Stati Uniti, più precisamente a New York, che negli anni ha espanso il proprio bacino clienti arrivando a collaborare con istituzioni Europee e Cinesi. Tra i fruitori della piattaforma oggi ci sono anche numerosi artisti e collezionisti privati i quali hanno compreso l’importanza di creare un archivio sempre aggiornato della propria collezione per avere in un unico luogo i dati relativi alla posizione dell’opera, la sua provenienza e di archiviare dati importanti come le autentiche.

Queste piattaforme offrono pacchetti di servizi diversi a seconda delle esigenze e delle risorse economiche a disposizione delle istituzioni clienti. In questo modo anche i musei di piccole e medie dimensioni riescono a rendersi efficienti e competitive sul mercato.

In Italia c’è coMwork, la prima piattaforma cloud italiana che consente ai musei di organizzare e archiviare tutti i dati e le informazioni in un unico spazio di lavoro. Il progetto, sviluppato da un’idea di Stefania Vecchio nel 2015, ha vinto un bando di Fondazione Cariplo nel 2016 ed è in commercio da fine 2018. comMwok permette ai musei di creare schede di catalogo digitali fruibili anche dal pubblico, di gestire dati multiformato e di condividerli anche con utenti esterni, di creare metadati di facile utilizzo e di creare calendari condivisi per l’organizzazione delle attività dello staff.

La start-up, sin dalla fase di progettazione, ha deciso di collaborare in modo diretto con i musei iniziando un processo di co-design con i Musei Reali di Torino (collaborazione conclusa ad inizio 2019) con lo scopo di sviluppare un prodotto costruito secondo le esigenze del cliente finale e di testare mano a mano i moduli sviluppati riducendo così il rischio di fallimento del prodotto. Questa strategia ha permesso, inoltre, di capire esattamente se, dove e perché nelle istituzioni museali sono ancora presenti resistenze al digitale, riuscendo a ridurle. Terminata la collaborazione con i Musei Reali di Torino (a cui seguiranno 2 anni di gratuità dell’utilizzo della piattaforma) coMwork ha ampliato il proprio  portafoglio clienti e ha iniziato a lavorare con diverse realtà tra cui i Musei del Castello Sforzesco, il Museo Poldi Pezzoli, il Museo Bagatti Valsecchi e il MUSE di Trento.

“Oggi tutti i musei devono fare quel passo in più e diventare musei digitali. Tutti noi viviamo immersi nelle tecnologie che sono diventate parte integrante del quotidiano. Ormai il digitale è diventato imprescindibile anche per le istituzioni culturali” ha commentato la fondatrice di coMwork.

Per il 2020 la start-up si propone di concludere alcune funzionalità previste nel proprio piano di sviluppo, di internazionalizzare la piattaforma e di concentrarsi sulla parte relativa alla fruizione del pubblico. La volontà è quella di aggiungere al proprio pacchetto prodotto un modulo che consenta ai musei di pubblicare un catalogo ragionato consultabile dal pubblico e di realizzare una app di realtà aumentata per le opere presenti in piattaforma.

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